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Independentemente do tipo de instrumento jurídico a ser firmado, isto é, seja convênio, acordo ou contrato, seguem alguns procedimentos a serem adotados pelo coordenador para dar início ao processo:

1 - Solicitar à Gerência de Projetos o check list de documentos próprio do instrumento que será celebrado e receber orientações sobre a abertura do processo;
2 - Abrir o Processo no SEI (ícone “SEI” na página inicial do site do ICB com login ‘minha UFMG’ (para tutorial de como iniciar processo, acessar https://sei.ufmg.br).

3 - Cadastrar o plano de trabalho e minuta do instrumento jurídico;

4 - Incluir aprovação do departamento (em reunião ou ‘ad referendum’);

5 - Fazer ofício ao diretor do ICB solicitando a aprovação da congregação;

6 - Enviar o processo, via sistema, para a Gerência de Projetos (ICB-SCC), lembrando de deixar o processo aberto no departamento para que o coordenador possa acessar, incluir e excluir documentos que serão solicitados.

Ao receber o processo a Gerência de Projetos irá conferir a documentação e encaminhar o processo para a Diretoria para a aprovação, que poderá ser feita ad referendum ou em reunião, cuja decisão cabe ao diretor.

Após a aprovação da Diretoria, o processo será devolvido ao coordenador com o ofício de encaminhamento da unidade.

Finalizado o procedimento interno no ICB, caberá ao coordenador enviar o processo à Divisão de Convênios (DCF-DCV) para que o processo siga o fluxo contido em sua respectiva base de conhecimento.

Observação 1: os documentos deverão ser gerados no Sistema, quando serão considerados originais, ou anexados no formato PDF com assinatura digital através de certificado digital (instruções de como assinar documento com certificado digital);

Observação 2: documentos externos produzidos no formato tradicional (imprime, assina e digitaliza OU insere a imagem da assinatura no documento) inseridos no SEI não são aceitos pela Divisão de Convênios e os processos são devolvidos para adequação;

Observação 3: apesar do processo ser iniciado pelo coordenador, ele ficará aberto junto ao departamento a que o professor estiver vinculado;

Fluxograma de tramitação do processo dentro da unidade

Tutorial básico para abertura de processo no SEI

Tutorial para assinatura de documento em outra unidade - processo público ou restrito

Tutorial para assinatura de documento em outra unidade - processo sigiloso

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